Lastenheft und Pflichtenheft
17. Januar 2018

Lastenheft und Pflichtenheft – Das ist der Unterschied!

In größeren Projekten kommt man um ein Lastenheft und Pflichtenheft nicht herum, wenn man die Anforderungen sauber dokumentieren möchte um eine Grundlage für die spätere Umsetzung zu schaffen.

Sicherlich hat jeder Unternehmer es schon einmal erlebt: Kunden äußern viele Wünsche und sind sich selbst noch nicht im Klaren darüber, was Sie eigentlich genau wollen. Das exakte Erfassen der Projektanforderungen ist für Kunden meist keine leichte Aufgabe – sonst wären Kunden vermutlich auch nicht auf die Hilfe von beratenden Spezialisten angewiesen. In einer Reihe von Gesprächen gilt es, Kunden zu informieren und das ein oder andere Detail zu klären, bevor ein Projekt starten kann. Kundenwünsche zu erfassen, zu unterstützen, Rückfragen zu stellen, Empfehlungen aussprechen und dann gemeinsam das Lastenheft auszuarbeiten, ein Pflichtenheft aufzusetzen und das Angebot zu erstellen, das sind die erfolgbringen Abläufe, die in erfolgreichen Agenturen umgesetzt werden. Simple Web-Solutions unterstützt Kunden gerne durch Workshops und umfassende Beratungsgespräche in der Start-Phase des Webprojektes.

Lastenheft und Pflichtenheft als Grundlage für die perfekte Zusammenarbeit

Obwohl Kundenwünsche meistens sehr umfangreich sind, werden sie oft nur verbal geäußert und besprochen. Der „lockere“ Austausch von Projektanforderungen in Vorgesprächen kann bei falscher Vorgehensweise allerdings für Kunden und auch ausführende Agenturen fatal enden.

Stellen wir uns als Beispiel den Autokauf vor. Der Kunde beschreibt dem Verkäufer, locker neben einem Vorführwagen stehend, seine gewünschten Extras und plaudert über sein Business. Nach einigen Rückfragen ist sich der Händler sicher, alle Extras im Kopf zu haben und bei „Business“ kommt er direkt zu dem Ergebnis: Ein dunkelblauer Kombi soll’s wohl sein! Der „Traumwagen“ wird nach dem Gespräch gebaut und angeliefert, der Auftraggeber kommt zur Abholung und fällt aus allen Wolken. Sein ursprünglicher Wunsch: Ein schwarzes SUV. Diesen Wunsch hat der Kunde auch geäußert, da ist er sich sicher, der Händler erinnert sich jedoch nur daran von Laderaum, Heckklappe, Allrad-Antrieb, Lederausstattung, Dachreling, Anhängerkupplung, Motorleistung, Schiebedach, Winterpaket gesprochen zu haben – und das wurde geliefert.

Solche Beispiele kennen sicher auch Sie mit ähnlicher Problematik und sie lassen sich gut auf die Software-Entwicklung übertragen. Unter anderem durch Nachbesserungen kann sich die Projektlaufzeit vervielfachen, die Kosten explodieren, andere Projekte in Agenturen sind gefährdet, weil Personalressourcen nicht zum Einsatz kommen können. Der Kunde zweifelt am Geisteszustand des Verkäufers oder ist nicht bereit durch unklare Projektbeschreibungen entstehende Mehrkosten aufzufangen. Ein unbefriedigendes Ergebnis für beide Seiten. Dabei ist es sehr einfach, solche Missverständnisse auszuschließen. Ein Lastenheft sowie das darauffolgende Pflichtenheft sind relativ simple Instrumente in der Software-Entwicklung und bieten sowohl dem Auftraggeber, als auch dem Auftragnehmer eine definierte Grundlage für die weitere Zusammenarbeit.

Der kleine Unterschied

Umgangssprachlich werden die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft gerne gleichwertig verwendet. Gerne spricht man auch von einem „Anforderungsdokument“. Auch in der Praxis ist der Unterscheid zwischen den beiden Dokumenten eher fließend, es besteht jedoch eine gravierende Differenz. Für beide Dokumente gilt, dass sie zur Grundlage der klaren Zusammenarbeit von Dienstleister und Kunde bei einem neuen Projekt dienen.

Das Lastenheft hält hierbei die gesamten Anforderungen des Auftraggebers an den Auftragnehmer fest. Es handelt sich also um eine Spezifikation der Kundenwünsche, die dieser in der Regel auch in Eigenregie erstellt. Der Vorteil: Ein Lastenheft erleichtert es dem Auftraggeber, annähernd vergleichbare Angebote verschiedener Anbieter einzuholen. Jeder potentielle Auftragnehmer bewertet dieselbe Grundlage und kann ein Angebot erstellen. Bei verbalen Formulierungen und Telefonaten mit mehreren Dienstleistern entstehen unterschiedliche Dialoge und Ergebnisse. Mithilfe eines Lastenheftes bleibt die Informationsgrundlage stets dieselbe.

Lastenheft: Mit den Augen des Kunden

Der Auftraggeber beschreibt alle Anforderungen möglichst detailliert in einem Dokument. Oftmals wird der Auftraggeber hierbei erstmals damit konfrontiert, sich umfangreiche Gedanken zum Projekt zu machen und Wünsche und Erwartungen möglichst konkret zu formulieren. Durch ein strukturiertes Dokument entsteht, manchmal auch schon im Dialog mit einer Agentur, ein Anforderungskatalog.

Inhaltlich sollte ein Lastenheft folgende Punkte umfassen:

  • Beschreibung aktueller IST-Zustand: Worauf baut das Gesamtvorhaben auf und welche Voraussetzungen sind gegeben?
  • Beschreibung gewünschter SOLL-Zustand: Zielsetzungen des Gesamtvorhabens. Was soll das Produkt nach Fertigstellung beinhalten?
  • Definition von Zuständigkeiten und Schnittstellen: Wer ist in dem Projekt für welche Bereiche zuständig und wo treffen diese Zuständigkeiten aufeinander?
  • Funktionalen Anforderungen: Was soll das Produkt funktional beherrschen (Wie zum Beispiel eine Benutzeranmeldung)?
  • Nicht-funktionale Anforderungen: zum Beispiel Zuverlässigkeit, Wartbarkeit, Benutzbarkeit und so weiter.

Pflichtenheft: Der Plan des Dienstleisters

Dem Auftragnehmer ist es dank Lastenheft möglich, ein detailliertes Pflichtenheft zu erstellen. Das Pflichtenheft beschreibt, wie und womit der Auftragnehmer das Gesamtvorhaben umsetzen wird. Es stellt vorbereitend zum Angebot die vertragliche Grundlage der zu erbringenden Leistungen dar. Daher ist es essentiell, eine gründliche Ausformulierung von Zielen, aber auch von Nicht-Zielen durchzuführen. In der Praxis kommt es häufig vor, dass in enger Abstimmung gearbeitet wird und der Kunde bei der Erstellung des Pflichtenhefts involviert ist. Der Übergang von Lastenheft zum Pflichtenheft ist so oft fließend.

Gleichermaßen wichtig für die Erfüllung der geforderten Leistungen ist die positive Abgrenzung (der Ziele) sowie negative Abgrenzung (der Nicht-Ziele). Was soll das Produkt können und was wird es nicht können. Nur durch eine möglichst präzise Formulierung beider Aspekte ist es möglich, eine klare Aussage über die Erfüllung der Leistungen zu treffen und eine spätere Produktabnahme diskussionsfrei durchzuführen. Ansonsten könnte es, unser Autokauf-Beispiel hatte hier viel Potential, zu Meinungsverschiedenheiten über den Erfüllungsgrad kommen.

Lohnend ist es, in das Pflichtenheft Zeit zu investieren. Diese kann bei der Durchführung und Abnahme des Gesamtvorhabens mit hoher Wahrscheinlichkeit wieder eingespart werden.

Erst nachdem der Auftraggeber das Pflichtenheft abgenommen und unterzeichnet hat, wird der Aufwand bewertet und ein präzises Angebot für das Projekt erstellt. Workshops und Beratungsleistungen zur Erstellung eines Pflichtenheftes sind Bestandteil des Auftrages und werden von Agenturen häufig auch in Rechnung gestellt. Ein gemeinsam erstelltes Pflichtenheft ist noch kein erteilter Auftrag und der Kunde bekommt mit dem Pflichtenheft immer die Möglichkeit, auch andere Anbieter zu kontaktieren. Wer auf ein gut vorbereitetes Pflichtenheft eines anderen Dienstleisters zurückgreifen kann, schlägt natürlich im Angebot alle Preise, da keinerlei Vorleistungen mehr zu erbringen sind.

Die Erstellung von Lastenheft und Pflichtenheft ist sinnvoll

Besonders in der Software-Entwicklung und damit auch in Web-Entwicklung ist es wichtig, die detaillierte Formulierung von Zielen festzuhalten. In der IT ist häufig so, dass einfach formulierte Kundenwünsche nicht unbedingt einfach in der Programmierung sind.

Die genaue Abgrenzung des Leistungsspektrums und auch der nicht möglichen Ziele sind essentiell zur Umsetzung eines Projekts. Nur so besteht eine definierte Basis die eine diskussionsfreie Abgabe des fertigen Produkts oder einer Dienstleistung ermöglicht. Die genaue Beschreibung ist ein wichtiger Faktor, damit das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann und die Zusammenarbeit bei den beteiligten Parteien für Zufriedenheit sorgt.

Eine möglichst klare Definition kann idealerweise spätere Nachbesserungen und Korrekturen vermeiden, die für den Dienstleister und den Kunden Zeit und Geld bedeuten. Es lohnt sich also immer, Zeit in die sorgfältige Erstellung eines Pflichtenheftes zu investieren, um damit das Projekt nach fest geplanten Zielen konkret zu erstellen.

Simple Web-Solutions empfiehlt besonders bei großen Projekten immer ein Lastenheft und Pflichtenheft zu erstellen. Allerdings eignet es sich auch bei kleineren, nicht so umfangreichen Projekten – auch wenn hier oft ein gemeinsam mit dem Kunden besprochenes einheitliches Lastenheft ausreicht. Im Normalfall wird das Pflichtenheft zum Bestandteil des Kaufvertrages. Es stellt zusammen mit einem Angebot den vertraglichen Grundriss der zu erfüllenden Leistungen dar.

Quellen:

t3n.de

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