So senken Sie die Kosten für Ihr CRM-System

So senken Sie die Kosten für Ihr CRM-System

So senken Sie die Kosten für Ihr CRM-System

Ein CRM-System kann schon vor der Einführung zu Fehlern bei Unternehmen führen. Denn leider ist es so, dass viele der geplanten CRM-Einführungen scheitern, weil in der Planung grundlegende Denkfehler gemacht wurden und auch die Kosten ausufern. Insbesondere in kleineren und mittelständischen Unternehmen bilden die CRM-Kosten einen nicht unerheblichen Posten, sodass die Investition oftmals gescheut wird.

Ein CRM-System ist mehr als ein Projekt

Ein grundsätzlicher Gedanke vorweg: CRM ist nicht nur ein IT-Projekt, Customer Relationship Management (Kundenbeziehungsmanagement) ist ein Denkansatz oder Leitbild zur Kundenorientierung im Unternehmen. In zweiter Linie ist CRM die Definition von Prozessen im Kundenkontakt und erst in dritter Linie ist es ein IT-Projekt. Die Einführung der CRM-Software ist also der letzte Schritt und unterstützt die Unternehmensstrategie, handeln und agieren müssen Menschen miteinander. Alle eingebundenen Mitarbeiter müssen das System kennen, akzeptieren und damit arbeiten. Erst in der Interaktion mit Kunden entstehen so die persönlichen, ungewöhnlichen und positiven Erlebnisse in allen Kontaktpunkten zum Unternehmen, die Kunden nachhaltig binden.

Maßgeblich trägt das Management daher auch die Verantwortung für den erfolgreichen Einsatz des CRM-Systems im Unternehmen.  Aufgabe der Führungskräfte ist es, bei allen Mitarbeitern das Verständnis für die gemeinsame Pflege und den Ausbau der Kundenbeziehungen zu fördern. Ziel und Nutzen der CRM-Einführung müssen klar und erfolgreich auf allen Ebenen kommuniziert werden, denn ist das System installiert, gilt nur noch: Es kann nur einen geben!

Kundeninformationen und –aktivitäten werden ab sofort zentral erfasst, alle anderen Datenquellen müssen abgeschaltet werden. Bisherige Ablagesysteme dürfen nicht mehr genutzt werden. Gegen diese Maßnahmen arbeiten nicht selten die eigentlichen Profiteure eines gut gepflegten Systems: Der Vertrieb. Aus Angst vor zu viel Transparenz werden Kontakte und Informationen weiter in Outlook oder Excel gepflegt, Besuchsnotizen nicht in das CRM-System eingepflegt und präzise Auswertungen damit torpediert. Hier schließt sich der Kreis, denn wenn es nicht möglich wird, auf Basis der CRM-Daten konkrete Kundeninformationen zu gewinnen, ist das System nur ein Kostenfaktor und kein „Umsatzbringer“.

Bei der Einführung und der Arbeit mit modernen CRM-Lösungen, fokussieren Entscheider besonders auf Funktionalitäten, die verbesserte Dialogmöglichkeiten mit den Kunden bieten. Aber auch das Anwenderverhalten wirkt sich auf den Markt aus und mobile Anwendungen werden immer dominanter. Cloudlösungen, mobiles CRM, möglichst intuitiv bedienbare CRM-Systeme, flexibel anpassbar und erweiterbar. Simple Web-Solutions bietet mit 1CRM die perfekte Alternative zu teuren Paketlösungen großer Softwareanbieter.

Auch Ihr Kunde verlangt  danach und immer mehr Unternehmen möchten sich über außergewöhnliche Kundenerlebnisse vom Wettbewerb differenzieren. Exzellenter Kundenkontakt kann nur durch einen Mix aus relevanten Informationen für und über den Kunden und den Einsatz der passenden Mittel, hier des CMR-Systems, gelingen.

Die in diesem Artikel folgenden Tipps sind zwar keine Erfolgsgarantie, geben Ihnen aber konkrete Hinweise, worauf Unternehmen achten sollten.

Zuerst also das Management

Die ersten Nutzer Ihres CRM-Systems sind sicher Mitglieder der Führungsetage, die Vertriebsleitung und die Geschäftsführung. Auch Abteilungs- und Teamleiter sollten Sie in die Auswahl und Einführung von CRM einbinden. Wenn sich diese einmal innerhalb des CRM-Systems zurechtfinden, können Sie in Schulungen und Weiterbildungen die Einführung des CRM-Systems in den Abteilungen begleiten und erklärend „nach unten“ fortsetzen. Ein immer größer werdender Teil der Mitarbeiter wird an der Pflege des CRM-Systems teilnehmen und von den Vorzügen partizipieren.

Preise vergleichen oder kostenfrei Open Source

Bei der Auswahl des für Ihr Unternehmen passenden CRM-Systems gleichen Sie natürlich auch die gebotenen Funktionen mit den eigenen Ansprüchen ab. Entstehende Kosten und das eigene Budgetsollten schon zusammen passen. Ein CRM-System sollte eben auch nicht deutlich mehr kosten, als was an Ersparnis durch ein sehr gut funktionierendes Kundenmanagement zu erwarten ist. Das heißt nicht nur, verschiedene Anbieter von fertigen Softwarepaketen zu vergleichen, sondern unbedingt auch die verschiedenen Angebote im Open Source Segment zu beachten. Der offene Programmcode ermöglicht oft während der Nutzung der neuen Software noch individuellste Anpassungen, die Sie bei großen Software-Anbietern nicht bekommen oder nur sehr teuer lizensieren lassen können. Oft wird dann direkt das nächst größere Paket fällig und die Kosten sprengen wegen weniger charmanter Zusatzfunktionen den Projektrahmen. Die  Produktvarianten, die mit einem Open Source CRM-System möglich werden, sind absolut individuell und fast grenzenlos.

Simple Web-Solutions ist Partner für 1CRM in Deutschland, Österreich, Schweiz. 1CRM ist eine webbasierte All-in-One CRM (Kundenverwaltung) Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Auf der Webseite  www.1crm-system.de können Sie kostenfrei die 1CRM Startup Edition laden und testen.

Immer interessant: Angebote, Pakete, Rabatte, Subventionen oder Partner

Es lohnt sich natürlich immer auch, auf Angebote und Rabatte zu achten, während man auf der Suche nach einem geeigneten CRM-System ist. Beim Kauf mehrere Lizenzen, die Sie nach erfolgreicher Einführung des Systems sicher ganz schnell benötigen, gibt es oft Pakete oder auch unkomplizierte Erweiterungen des Systems. Achten Sie auch auf mögliche Ersparnisse durch gewisse Zahlarten, wie beispielsweise günstigere Preise bei jährlicher Zahlung.

Gegebenenfalls lohnen kann es sich ebenfalls, neben staatlichen Subventionen Investoren für das eigene Projekt zu gewinnen oder sich mit Geschäftspartnern zusammenzuschließen, um Synergieeffekte gezielt zu nutzen.  Insbesondere als Existenzgründer können Sie Ihre Idee auch auf einschlägigen Plattformen publikmachen, um Investoren anzulocken. Auch Crowdfunding ist sicher eine interessante Maßnahme für Business-Starter. Für Existenzgründer und kleinere Unternehmen gibt es oftmals auch Subventionen und Förderungsprogramme für die Einführung eines CRM-Systems, die Sie in Anspruch nehmen können.

Teuer ist nicht zwangsläufig gut

Bei jeder unternehmerischen Entscheidung in der Auftragsvergabe ist es natürlich verlockend, sich schlichtweg ungeprüft und vermeintlich effektiv an den Marktführer zu halten. Sie erwerben einfach das umfangreichste Produkt zum vielleicht besten Preis dort, wo es für „Imagegewinn“ sorgt.  Definitiv lohnend ist es,  Produkte und Anbieter zu vergleichen, und auch auf den ersten Blick kleinere und noch unbekannte Anbieter in die nähere Auswahl zu nehmen. Hier lassen sich definitiv Kosten einsparen, beispielsweise durch die Wahl von 1CRM.

Kaufen Sie nach den eigenen Anforderungen

Bevor man nach potentiell geeigneten CRM-Systemen sucht, sollten zunächst die unternehmenstypischen Anforderungen herausgearbeitet und definiert werden.  Modern anmutende Benutzeroberflächen, tolle Produktbezeichnungen und namhafte Referenzen des Software-Anbieters klingen sicher verlockend und machen sich super in Ihrer Präsentation im nächsten Meeting. Sie sagen allerdings nichts über die Funktionen aus, und darüber, ob das ausgewählte CRM-Produkt auch den Anforderungen im Unternehmen gerecht wird.

Kennen Sie eigentlich detailliert die Schwachstellen des aktuell genutzten Systems und haben Sie definiert, was anders werden soll? Dann können Sie die Suche natürlich eingrenzen und die CRM-Produkte vorauswählen, die „ab-Werk“ die meisten geforderten Features mitbringen.  Sie sollten aber gleichermaßen ausschließen, dass Sie eine Vielzahl an unnötigen Funktionen bekommen, die unnötig Geld kosten. So sorgen Sie dafür, dass nachträglich nur wenige individuelle Anpassungen vorgenommen werden müssen, was wiederum Kosten spart. Vielleicht haben Sie Glück und Ihr fertiges Software-Paket passt auch tatsächlich zu 100% auf die Anforderungen und Sie bekommen es zu einem echten Kampfpreis. Das klingt aber fast schon esoterisch…

Individualisierung Ihres CRM-Systems

Natürlich setzen wir bei Simple Web-Solutions für Sie individuelle Wünsche und Anforderungen an 1CRM gerne um. Gerade am Anfang macht es jedoch Sinn, mit dem CRM-System vertraut zu werden, zu prüfen, welche Funktionen im täglichen Gebrauch benötigt werden.  Nach der Einführungsphase und aus den Erfahrungen der Nutzer lässt sich dann ausmachen, welche individuellen Anpassungen an die speziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens notwendig sind.

Häufig lassen Unternehmen möglichst frühzeitig umfassende Änderungen und Anpassungen vornehmen, aus den anfänglichen Testerfahrungen der „Chefetage“ abgeleitet. Dabei sind die Individualisierungen dann gerne auch nur „auf dem Papier“ sinnvoll und bringen den meisten Anwendern im Unternehmen keinen tatsächlichen Zusatznutzen. Die bittere Erkenntnis, dass möglicherweise Funktionalitäten hinzugefügt wurden, die zwar teuer, jedoch gar nicht zielführend sind, kommt dann leider zu spät. Wie schon gesagt, Simple Web-Solutions setzt Ihre Wünsche an 1CRM gerne zeitnah um, wir freuen uns aber auch über langfristige Beziehungen zu Kunden, die mit uns ihr CRM-System so gestaltet haben, dass es den maximalen Nutzwert bringt.

CRM richtig einsetzen

Der wohl größte Kostenfaktor findet sich jedoch in der Nutzung der implementierten Software. Nur zu toppen durch den Posten der Nicht-Nutzung des unpassenden und teuer angeschafften Systems. Es wundert uns natürlich auch nicht, dass der Manager, der am vehementesten die Einführung des falschen Systems vorangetrieben hat, mittlerweile Ihr Unternehmen verlassen hat und jetzt das CRM Ihres direkten Wettbewerbers entwickelt – oder auch nicht.

Nur wenige Dinge sind kostspieliger, als ein aufwendig individuell angepasstes und implementiertes CRM-System, das nicht, nicht richtig oder nicht vollständig genutzt wird. Insbesondere wenn Teammitglieder vorher noch nie mit einem vergleichbaren CRM-System gearbeitet haben, empfiehlt es sich unbedingt, über User-Manuals, Tutorials und gegebenenfalls auch durch Mitarbeiterschulungen des CRM-Anbieters umfassend zu informieren.  Machen Sie alle Nutzer mit dem CRM-System vertraut, denn nur wenn alle Mitarbeiter, die im Customer-Relationship Bereich agieren, mit der Nutzung der CRM-Software vertraut sind, können sie das  CRM-System mit der höchstmöglichen Effektivität nutzen.

 

Kostenlos zum Testbetrieb finden Sie den Download für die 1CRM Starter Edition hier: https://1crm-system.de/

Ihr Ansprechpartner bei Simple Web-Solutions:

Achim Wagner
Telefon: +49 (0) 6003 / 93456-0
Email: a.wagner [at] simple-web-solutions.de